Зробити це може як фізична особа, так і роботодавець за своїх працівників, зазначають у Пенсійному фонді України. Однак перед подачею трудової на оцифрування радять перевірити правильність її оформлення, виконавши три основні кроки.
КРОК 1. Перевірте правильність написання:
- прізвище, ім’я та по батькові (ПІБ) — мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
- дата народження (має відповідати даним паспорта).
Особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ:
- колишнє прізвище (як правило, в жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
- на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження/шлюб тощо), його реквізити: номер і дата видачі.
Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
КРОК 2. Перевірте наявність необхідних підписів і печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки:
- підпис її власника;
- підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
- наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка (якщо оформлена в період після 1 січня 1975 року).
КРОК 3. Уважно вивчіть усі записи в розділі «Відомості про роботу»:
- у записах про прийняття на роботу та звільнення повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери та дати наказів про прийняття/звільнення;
- якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акта, його дати та номера;
- записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені в точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і посиланням на відповідну статтю закону;
- записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.
ЯК УСУНУТИ ВИЯВЛЕНІ НЕДОЛІКИ?
Якщо в трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища або виявлено помилку в написанні ПІБ, вказати/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де працюєте зараз.
У разі, коли підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.
Якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, — факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.
