Зміна імені як юридичний факт підлягає державній реєстрації відповідно до Сімейного кодексу України та Цивільного кодексу України, Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» та інших актів законодавства.
Державна реєстрація зміни імені (прізвища, власного імені, по батькові) проводиться лише стосовно громадян України, відповідним органом державної реєстрації актів цивільного стану за заявою фізичної особи, яка досягла віку, встановленого законом, за місцем її проживання за наявності в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану відповідних актових записів цивільного стану та відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, наголошують у Мін’юсті.
У разі відсутності необхідних актових записів і відомостей державну реєстрацію зміни імені може бути проведено тільки після їх поновлення та внесення відомостей до Реєстру в установленому порядку.
Під час дії воєнного стану відповідно до Закону України «Про правовий режим воєнного стану» подати заяву про зміну імені можна до будь-якого відділу ДРАЦС за зверненням заявника.
Фізична особа, яка досягла шістнадцяти років, має право на власний розсуд змінити своє прізвище та (або) власне ім’я, та (або) по батькові; яка досягла чотирнадцяти років — за згодою батьків (одного з батьків — у разі, коли другий з батьків помер, визнаний безвісно відсутнім, оголошений померлим, визнаний обмежено дієздатним, недієздатним, позбавлений батьківських прав щодо цієї дитини, а також якщо відомості про батька (матір) дитини виключено з актового запису про її народження або якщо відомості про чоловіка як батька дитини внесені до актового запису про її народження за заявою матері), або піклувальника.
Заяву про зміну імені, подану у встановленому порядку до відділу ДРАЦС, розглядають у тримісячний строк із дня її подання. За наявності поважної причини цей строк може бути продовжено, але не більш як на 3 місяці. Заяву подає в письмовій формі особисто заявник за умови пред’явлення паспорта, крім випадку, передбаченого абзацом другим пункту 3 Правил ДРАЦС в Україні, затверджених наказом Мін’юсту від 18.10.2000 року №52/5.
До заяви про зміну імені додають:
- свідоцтво про народження заявника;
- свідоцтво про шлюб (у разі, коли заявник перебуває у шлюбі);
- свідоцтво про розірвання шлюбу (у разі, коли шлюб розірвано);
- свідоцтва про народження дітей (у разі, коли заявник має малолітніх або неповнолітніх дітей);
- свідоцтва про зміну імені заявника, батька чи матері, якщо воно раніше було змінено;
- фотокартку заявника;
- письмове зобов’язання заявника, складене в довільній формі, справжність підпису на якому нотаріально засвідчена, про його обізнаність щодо встановленої законом відповідальності за повідомлення неправдивих відомостей і необхідність обміну паспорта та інших документів у разі зміни імені (у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 3 Правил ДРАЦС в Україні);
- квитанцію про сплату державного мита.
Відомості про зміну імені фізичної особи підлягають обов’язковому внесенню до Реєстру.
Про державну реєстрацію зміни імені призовника і військовозобов’язаного відділ ДРАЦС у семиденний строк після проведення державної реєстрації зміни імені військовозобов’язаних або призовників надсилає повідомлення районному (міському) військовому комісаріату, в якому він перебуває на обліку, а також повідомлення до територіального органу Нацполіції, територіального підрозділу Державної міграційної служби за місцем проживання заявника.
У Мін’юсті також зазначають, що проведення державної реєстрації зміни імені також належить до компетенції дипломатичних представництв і консульських установ України, і лише щодо громадян України, котрі постійно проживають за кордоном. Такі заяви розглядають у 6-місячний строк з дня їх подання.
